Gesprekkencyclus portal

Vanaf nu is de “Gesprekkencyclus portal” beschikbaar in InSite.

De gespreksformulieren van de MOVARE gesprekkencyclus kun je nu via een op te starten workflow rechtstreeks invullen en doorsturen aan je leidinggevende en andersom. Alle gespreksformulieren worden na bespreking afgerond met een digitale handtekening (voor akkoord en/of gezien). Alle ondertekende formulieren worden automatisch in het personeelsdossier ingelezen.

Hier kun je de instructietekst van de gesprekkencyclus portal downloaden. Op korte termijn zal deze instructietekst als informatie worden toegevoegd aan de gesprekkencyclus portal.

Het is voortaan niet meer nodig om de gespreksformulieren te uploaden. De knop ‘uploaden’ blijft nog tot eind maart 2020 actief om “oude” bestanden alsnog toe te kunnen voegen aan jouw dossier. Daarna zal de knop “document gesprekkencyclus toevoegen” komen te vervallen en wordt deze vervangen door “aanvullen personeelsdossier” – keuzemenu: functioneren – beoordelen.

wordt 

Contactpersoon: Nicole Schutt-Strolenberg, e-mail: nicole.schutt@movare.nl, tel. nr.: 045-5466974. 

Voortgang Indeling vervangersgroepen

Aanpak vervangingen 2019-2023
Zoals aangegeven zullen we jullie regelmatig informeren over de vorderingen ten aanzien van de inrichting van de werkwijze in vervangingsgroepen.

Uitgangspunten

• Schaarste delen

• Kleinschalig, bij voorkeur 3 à 4 scholen

• SAMEN geografisch dicht bij elkaar, zodat uithelpen gedurende de dag ook mogelijk is

• Medewerkers werken flexibel, maar maken onderdeel uit van een team en hebben een leidinggevende in de buurt (BINDEN medewerkers en medewerkerstevredenheid)

• Administratie vereenvoudigen omtrent vervangingen en tot een minimum beperken voor directeuren.

Plan van aanpak

1. Het, na consultatie van de schooldirecteuren, indelen van de scholen in groepen vaststellen door CvB (Status: Afgerond).

2. Het maken van een definitieve berekening van de toebedeling van vervangers (in FTE), op basis van de genoemde indeling in scholen (Status: afgerond); 

3. Knelpuntenanalyse
   Knelpuntenanalyse op basis van genoemde indeling in scholen versus daadwerkelijke inzet van vervangers én de huidige inzet van vervangers.
   Daarnaast zijn de volgende knelpunten en onduidelijkheden ten aanzien van deze werkwijze geïnventariseerd.

Inventarisatie knelpunten

• ‘Invulling vervangers is berekend op fte met L11/13. Stel, je zou 1 fte als school mogen inzetten aan vervangingen en je kiest ervoor om 2 onderwijsassistenten in te zetten die de helft kosten van een leerkracht gaat dit dan af van je budget in euro’s of van je fte? Waarbij het gunstiger zou zijn als dit zou afgaan van jouw budget in euro’s en niet in fte.’
  Antwoord: De invulling van de vervangers is berekend op basis van een gemiddelde VVP van daadwerkelijke bezetting van leerkrachten en onderwijsassistenten. Binnenkort vindt de bespreking ervan plaats in het CvB/MT-overleg, o.a. ten aanzien van de financiering.

• We zijn tot de conclusie gekomen dat we vanuit geld en niet vanuit Fte’s de vervanging in cluster vorm willen geven.
  Deze voorkeur wordt meegenomen in de bespreking met CvB/MT.

• ‘Bij een jonge populatie van leerkrachten hebben er nu al 5 ouderschapsverlof opstaan. Waardoor het budget vervangerspool hiermee al overschreden wordt en het een ziekte in principe niet kan opvangen’. Wat gaan we doen met ouderschapsverlof? Gaan wij parttimers de kans geven om deze verloven in te vullen?

• ‘Opleiden in school waarvoor normaal 0,2 fte vervangen worden. Als die ook van de vaste vervanging afgaat dan ben je die al kwijt. Wordt daarmee rekening gehouden?’
  Antwoord: Opleiden in school kent een aparte financieringsstroom, die valt buiten de begrote vervangingsformatie.

• Hoe werkt de inzet van vervangers via Maandag of Wiertz?

• Verder kan ik nu af en toe terugvallen op een gepensioneerde leerkracht die wilt vervangen via Wiertz. Kan ik daar nog steeds een beroep op doen?

• Hoe zetten wij parttimers dan nog in die de bereidheid hebben om vervangingen in te vullen? Hoe wordt dit bekostigd?

• (LOF) Leraar ontwikkel Fonds gelden, worden deze ook vervangen?

• Wat te doen met BAPO van vervangers?

• Moet de vervanging voor de kweekvijver af van de vervanging of van de bovenschoolse vervangers (net als zwangerschapsverlof) of kan daar een vacature voor uitgezet worden?

Momenteel wordt e.e.a. nog uitgezocht en vindt binnenkort bespreking ervan plaats in het CvB/MT-overleg, o.a. ten aanzien van de financiering. Het streven is jullie voor de carnavalsvakantie te berichten.

Opdracht vervangingsgroepen
Als vervangingsgroep in gesprek gaan over hoe jullie de samenwerking zien.

Onderwerpen van gesprek kunnen o.a. zijn:

• Afspraken over hoe vervangers ingezet worden

• Hoeveel formatie hebben wij samen voor vervangingen?

• En hoe zien wij bij voorkeur hoe deze wordt ingevuld?

• Welke knelpunten signaleren wij?

• Welke afspraken maken wij in de samenwerking?

(Voorlopige) toekenning van vervangers
De huidige vervangers moeten verdeeld worden, deze zijn immers in dienst van MOVARE.
Vanuit P&O zal er een voorlopige verdeling van de huidige vervangers gemaakt worden over de vervangingsgroepen.
Onderstaand de vragen die wij ontvingen in dit kader:

• Hoe gaat dit in z’n werk als het gaat om het toekennen van de vervanger?
  Wij zullen de bestaande vervangers voorlopig verdelen over de vervangingsgroepen. MOVARE heeft immers verplichtingen aan deze medewerkers.

• Zijn er mogelijkheden om zelf als school voorstellen te doen?
  Voorstellen zijn zeker mogelijk! Wij zullen de voorstellen verzamelen en deze naast de verdeling zetten zoals hiervoor genoemd. Daarnaast zullen vervangers wellicht werkzaam worden op structurele vacatures.
  Als het geheel van mutaties in beeld is, kan een uitspraak gedaan worden over de voorstellen.

• Als je eigen personeel kunt uitbreiden voor deze vervangingsuren, hoe wordt het e.e.a. dan op tijd “geregeld”?
  In de basis is dit ook een voorstel, aangezien de totale begroting van MOVARE niet overschreden mag worden. Dit kan in praktijk een goede oplossing zijn. Wel moet het voor de medewerker duidelijk zijn dat deze uitbreiding niet structureel is en specifiek ten behoeve van de vervangingen in de vervangingsgroep, niet enkel de school.

• Vanaf wanneer kunnen we deze vraag bij personeel neerleggen?
  Hoe vroeger, hoe beter…. Deze voorstellen kun je rechtstreeks bij de P adviseur van jouw serviceteam neerleggen.

• Wanneer en waar gaan we dit doorgeven indien er partijen intern akkoord zijn over het uitbreiden van uren t.b.v. vervangen?
  Het uitbreiden van structurele uren en het tijdelijk uitbreiden van uren kan je doorgeven via de P adviseur van je serviceteam. Er volgt ook nog een overzicht van medewerkers wensen per school.

• De mobiliteitsmarkt is meestal eind maart. Daarna beginnen de gesprekken. De meeste collega's willen uiteraard liever een vaste baan hebben op een school dan vervangen op 4 scholen. Dit houdt dan in dat de gesprekken met de eventuele collega's die de vervangingen gaan invullen pas begin juni kunnen starten. 
  Enerzijds verdelen we de vervangers die we reeds in dienst hebben, dus de zoektocht start niet na het proces verandering van werkplek (voorheen mobiliteitsproces). Het proces verandering van werkplek  starten we begin februari reeds op en 11 maart vindt de loopbaanavond (voorheen mobiliteitsmarkt) plaats. Zie voor de tijdslijnen van het proces verandering van werkplek de nieuwsbrief.

• Wie is verantwoordelijk voor de F-gesprekken etc. (directeur vervangingen?)
  De medewerker is niet alleen formatief gekoppeld aan de school. Dit wordt een reguliere medewerker van de school, die flexibel wordt ingezet binnen de school en de groep. Daarmee valt de Functioneringsverantwoordelijkheid ook bij de directeuren van de vervangingsgroep. Dit kunnen jullie zelf met elkaar vormgeven zolang dat het voor deze medewerker(s) maar duidelijk is wie zijn/haar functioneren bespreekt. Voor de hand liggend lijkt de directeur van de thuisschool.

• Hoe gaan we prioriteren? Een langdurige vervanging loopt, maar plotseling heeft mijn collega toch door griep iemand voor een week nodig. Haal ik die persoon uit de langdurige vervanging? Kun je dat kinderen en collega school aandoen?
  Deze prioritering wordt nu centraal gedaan en verschuift hiermee naar de vervangingsgroepen. Nu hanteren wij dat langdurige vervangingen voor kortdurende vervangingen gaan. Om zoveel mogelijk continuïteit te bieden. Echter het principe blijft schaarste delen, waarbij er meer invloed is vanwege de afwegingen die je samen maakt.

• Wanneer ik meer gebruik maak van een vervanging, kom ik dan niet met de begrote gelden in de knoei? Andersom is natuurlijk ook mogelijk. Ik maak er weinig gebruik van, krijg ik dat geld dan het jaar erna erbij? 
  De toegekende formatie is op jaarbasis en is in de basis niet alleen voor de betreffende school maar voor de vervangingsgroep. Indien de flexibele medewerker geen inzet op vervanging kent, komt juist de plus van deze werkwijze naar voren, dan ontstaat tijdelijk extra ruimte. In het geval dat er echt geen mogelijkheden voor de medewerker zijn, kan deze ook in andere vervangingsgroepen worden ingezet. Met het nieuwe vervangingssysteem zou dit ook mogelijk moeten zijn, ook qua verrekening.

• Binnen de vervangingsgroep zijn wij bereid om elkaar te helpen, maar wanneer dat de begroting belast en de school er geen profijt van heeft, is dat moeilijk uitleggen naar mijn teamleden en MR uitleggen.
  De toegekende formatie is op jaarbasis en is in de basis niet alleen voor de betreffende school maar voor de vervangingsgroep. Het voordeel is dat je gezamenlijk als vervangingsgroep meer invloed hebt dan bij een centrale coördinatie, waarbij de formatie niet van de school is.

• We streven naar een mix aan functies; leerkracht, lerarenondersteuner en onderwijsassistent.
  Deze voorkeur nemen we mee bij de toebedeling van vervangers voor jullie school. Dit kun je doorgeven via de P-adviseur van jouw serviceteam.

• Hebben we voldoende FTE's voor heel MOVARE? Zijn er voldoende collega’s/Fte’s beschikbaar voor de reguliere vacatures én de vervangingen? En bovenschools t.b.v. de vervanging voor zwangerschapsverlof?

Wij verwachten dat er collega’s vanuit de vervangingspool zullen doorstromen naar reguliere vacatures. Daarnaast zijn er collega die willen uitbreiden. We zijn continue leerkrachten aan het werven voor de vervangerspool. Tevens zal, zodra in kaart is waar welke medewerkers ingezet worden, op korte termijn een wervingscampagne opstart worden voor het resterende deel. Echter hiervoor moeten we samen z.s.m. in beeld hebben welke vervangers toebedeeld kunnen worden aan een school en welke vacatures (binnen formatie) er dan resteren. 

• Kunnen wij jaarlijks onze keuze vervangingen herzien? Bijvoorbeeld, nu kiezen we voor het vervangen van ouderschapsverlof voor een groepsleerkracht. Als betreffende collega het jaar daarna geen ouderschapsverlof meer heeft, zou een andere keuze legitiem kunnen zijn.
  Als bedoeld wordt qua bemensing, kun je de medewerkers uit jullie vervangingsgroep niet zo maar ‘inwisselen’. De ervaring leert dat vervangers vaak op termijn doorstromen naar reguliere vacatures, dan kunnen opnieuw keuzes gemaakt worden. Het type vervangingen waarop de flexibele medewerker achtereenvolgens wordt ingezet is aan de directeuren van de vervangingsgroep. 

Inrichting Vervangersmanager (Insite)
De inrichting van vervangers in Insite loopt momenteel achter de schermen (Status: in behandeling). Dit verloopt voorspoedig.
Benodigde acties voor livegang:

• Inschatting van hoeveelheid werk i.h.k.v. conversie (aanvragen 1-8-2019 tot 1-8-2020)
• Bepalen definitieve planning en livegang (gereed 9-3-2020)
• Conversie van Clooser naar vervangersmanager (gereed 9-3-2020)
• Communicatie nieuwe toepassing naar vervangers (n.t.b.) en directeuren (6-2-2020)
• Trainingsmoment directeuren

• Trainingsmoment vervangers

4. Uitzoeken van de impact op arbeidsovereenkomsten/akten van benoeming (Status: Afgerond)

5. De inrichting van kostenplaatsen in AFAS/Insite en de invloed op de GGL: (Status: Afgerond)

Vervangingsmanager in InSite

Zoals jullie weten gaan we op korte termijn van de vervangersbank van Clooser over naar de Vervangingsmanager in InSite. Concreet betekent dit voor jullie dat per 9 maart a.s. vervangingsverzoeken alleen nog ingediend worden in de Vervangingsmanager van InSite.

Aanstaande donderdag staat tijdens het directeurenberaad een demonstratie gepland van de Vervangingsmanager. Vóór donderdag ontvangen jullie van team Vervangingsmanager van IJK een mail om het wachtwoord voor jullie account op www.vervangingsmanager.nl in te stellen. Deze mail is 24 uur geldig, dus donderdagmiddag ook nog werkend. 

Hier vind je de volgende handleidingen: 

• Vervangingsmanager handleiding scholen
• Vervangingsmanager app directeuren 

Tijdens de demonstratie is er de mogelijkheid om de app van de Vervangingsmanager te installeren en het wachtwoord aan te maken.

Contactpersoon: Ineke Moonen, e-mail: Ineke.moonen@movare.nl, tel.nr.: 045 - 546 69 73

 

Nieuwsbrief Stand van zaken project ‘ICT Beheer en Multifunctionals’

Graag geven wij jou een update over het project ‘ICT Beheer en Multifunctionals. Bekijk de nieuwsbrief hier.
 

Contactpersoon: Peter Ruyten, tel: 045-5466967, e-mail: peter.ruyten@movare.nl

Onderhoudscontracten

De onderhoudscontracten met SPIE en Breijer zijn op 1 februari 2020 afgelopen. MOVARE heeft ervoor gekozen deze contracten niet te verlengen, maar opnieuw in de markt te zetten. De nieuwe contracten worden afgesloten met ingang van 1 september, de periode waarin het jaarlijks onderhoud weer moet worden uitgevoerd. Storingen kunnen zoals gebruikelijk gemeld worden in Planon of het meldingenportaal Facilitair via InSite. Meldingen worden doorgestuurd naar de volgende onderhoudspartijen:

Onderhoudspartijen tot 1 september
Naam	Type storing	In geval van een calamiteit
Spie	Stroomuitval, verlichting	0800-2357743
Novisec	Inbraak- en brandalarm	0475-371371
Embrechts	Verwarming, ventilatie, warmwater	045-5331812

Contactpersoon: Bram Geijselaers, tel.nr. 06-11733087, e-mail: bram.geijselaers@movare.nl

 

Actualiseer Scholen op de kaart!

Wellicht ten overvloede, maar toch: het is van belang dat je er zorg voor draagt, dat de schoolgegevens op Scholenopdekaart.nl actueel zijn. Ouders/verzorgers van (potentiële) leerlingen kunnen hier informatie over de school op zoeken. De MOVARE-website verwijst ook naar de Scholen op de kaart.

REMINDER: Uitnodiging voor training Het gebruiksgemak van InSite

Graag nodigen wij jou uit om deel te nemen aan de InSite training op donderdagmiddag 12 maart 2020 van 13.00 uur – 14.30 uur. Locatie: instructieruimte bs. Steltloper (Kerkrade).  

Tijdens de training worden de mogelijkheden en het gebruik(sgemak) van InSite nader toegelicht; denk aan raadplegen salarisspecificaties, arbeidsvoorwaarden, indienen van declaraties, de MOVARE shop, het up to date houden van je personeelsdossier, gesprekkencyclus etc. Uiteraard is er ook gelegenheid om vragen te stellen.

Klik hier om je direct aan te melden, zodat je verzekerd bent van een plek tijdens de sessie.

We zien je graag op de training!

Hartelijke groet,

Collega’s P&O

Bijeenkomst ‘Kwadraatleren’ voor leidinggevenden

Op 25 maart a.s. organiseert sSprong de bijeenkomst Kwadraatleren. Kwadraatleren is een vorm van overleg tussen professionals, die met elkaar willen delen en sparren over dagelijkse onderwerpen waar zij tegenaan lopen. De bijeenkomst is bedoeld voor leidinggevenden en start om 15.00 uur. Locatie is het kantoor van sSprong in Drunen.

Wil je meer weten over deze gratis bijeenkomst? Kijk dan hier. Interesse om deel te nemen? Geef dit dan door aan Kitty Verwoerdt: kitty.verwoerdt@movare.nl.